档案管理的基础知识.pptx

档案管理的基础知识一、档案1.档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。2.含义：档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的条件——保存备查的历史文件。文件转化为档案有三个条件：办理完毕；有查考利用价值；按一定规律保存（履行了归档手续）档案的作用：凭证作用、参考作用文件：是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。资料：是机构因为参考的目的，临时搜集保存起来的信息材料。全宗：是一个立档单位所形成的全部档案的集合。归档：将符合归档范围的文件材料按照要求整理移交，转化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成者。保管单元：档案留存的最小管理单元（件、卷、盒、张、盘等）档案分类：按照档案所反映的内容特性，将档案划分成具有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统，以便于管理和检索。档案号：档案保管单元唯一的身份标识，一般由分类号、特征号和顺序号组合而成。二、档案工作1.档案工作的性质　专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。服务性：为企业各项工作服务。　机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。2.档案管理工作的内容八环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务。档案工作3.我国档案工作的基本原则(《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过， 根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正) “统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国档案工作的组织原则和管理体制。◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要求。◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目的。档案工作三、档案整理1.档案整理：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。2.档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。3.档案整理的方法（1）以“案卷”为单位整理。a案卷b立卷c以案卷为整理单位的应用范围:科技档案；部分文书档案；专门档案（2）以“件”为单位整理。应用范围：文书档案、实物档案一、整理依据四、文书档案管理《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），2000年12月6日国家档案局发布，自2001年1月1日起施行。文书档案管理2.归档范围与不归档范围按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，该《规定》于2006年12月18日公布，自公布之日起施行。1、机关文件材料归档范围文书档案管理（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料。下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。文书档案管理1、机关文件材料不归档范围文书档案管理（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；文书档案管理（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。文书档案管理文书档案管理二、保管期限永久长期30年10年1、永久保管的文书档案主要包括文书档案管理(1)本机关制定的法规政策性文件材料；(2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(4)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(5)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。文书档案管理2、定期保管的文书档案主要包括文书档案管理（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；文书档案管理（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。文书档案管理三、归档文件分类文书档案管理保管期限下按年度分类“保管期限—年度”分类法归档文件按保管期限分类文书档案管理一般来说每份文件作为1件，通常：（1）“来文与复文”即请示与批复----各作为一件；（2）文件处理单与文件一起作为一件，文件处理单放在文件的前面；（3）会议文件材料----每份为一件；（4）工作简报、工作信息----每期为一件；（5）文件正本与不同稿本（如征求意见稿、定稿等）一般为一件，较厚时可以各为一件；（6）会议记录：同一年度的不同性质（如党委会、行政办公会、职工会议、中心组会议）的会议记录各自作为一件。文书档案管理文书档案管理四、归档文件排列排列原则归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列实践中，在遵守上述原则的前提下，最简单的排列方法就是：在同一年度的同一保管期限内按文件字号规律排列。文书档案管理文书档案管理五、归档文件编号归档章加盖位置：一般应在归档文件首页上端居中的空白位置，若此处已被占用，可将归档章盖在首页上端其它空白位置。填写归档章各栏目的内容档案章格式：全宗号---年度---保管期限---件号。全宗号：各单位代号；年度：即文件形成年度；保管期限：可以写永久、长期、短期、30年、10年，也可以只写代号：Y、C、D、30、10；件号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1排起。文书档案管理六、归档文件装订1、归档文件的装订是指将归档文件实体按“室编件号”装订在一起，即一号一装订。2、装订前的准备（1）修裱破损文件、复制字迹模糊或易腿变文件、超大纸张折叠、去除易锈蚀的金属物。（2）选择线装法：使用缝纫机在文件左侧轧边。装订时做到文件左侧、下侧对齐。文书档案管理七、归档文件编目原则：归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。按照上述要求，编目应以“件”为单位进行，在目录中1件只体现为1条目录。注：归档文件目录一式两份，一份放入档案盒；另一份装入归档文件目录夹。编目，即著录。请示与批复为一件时，只对批复进行编目。1.全宗号：各单位代号。2.年度：指归档文件文件的形成年度（如2002，2003），要求写全。3.保管期限：归档文件保管期限，可以是其代号或是年限。4.件号：文件的流水号，为三位数，不足三位，前用0补齐，如001、089。5.文件编号：文件编号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。6.题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，为方便检索，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“[]”以示区别。如任免通知[XX，XXX]，或通知[关于加强劳动纪律的通知]7.责任者：即发文机关；就是文件落款处盖章单位。责任者可以用通用简称。8.主题词：按照档案主题词表进行著录，此项可以省略。9.日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯数字表示，如20080101。10.页数：此件文件的总页数，包括附件。有字的一面就算是一页。空白页不计页数。11.份数：一般归档文件只保存1份，利用频繁或非常重要的可以保存两份。如有其它需要，保存份数较多，应在备注中注明。12.实体分类号：就是档案分类、保管期限表中归档文件的实体分类。13.档号：此项由系统自动生成。14.盒号：为所有年度的大流水号，从第一盒档案排起。作为查找档案的辅助项目。因有些公司插卷很多，此项不强制要求填写。15.存放位置：此项为查找档案档案的辅助项目，为方便查找档案，建议填写。16.备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括缺损、销毁等。17.密级：为文件上所标示的密级，如无标示，为内部。文书档案管理八、归档文件装盒盒内材料的排列顺序（自上至下）：归档文件目录归档文件备考表i(CZ:i(C&B+1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。※特别注意：装盒时一定要按照件号的顺序排放，不要把里面的文件放错，借阅后也要放回原位，否则以后查找起来就会查找不到。2.备考表：如文件盒内有备考表，直接填写其中项目；若没有，则打印一份，将其置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。3.背脊：填写年度、保管期限和起止件号。4.排架：按年度从档案柜最上层排起，永久和长期的可以一起排架，短期则另排一架。谢谢