企业档案管理PPT.pptx

企业档案管理什么是档案？档案主要是指企业在各项生产、经营中直接形成的，对本单位和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、电子文件、声像等不同载体的文件材料。为什么要建立企业档案？档案的作用：一、凭证作用：档案是历史的真实凭据，具有法律效用。（如：亲笔签字、手稿和印信、当事人的声音和录像等，都真实、客观的作为法律使用的佐证材料）。参考作用档案的客观性、可靠性和广泛性“没有掺过水的史料”。1）行政管理：档案是企业行政工作的工具之一2）业务经营：档案是企业业务活动的记录，具有凭证和参考作用。参考作用3）企业文化：档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。4）法律作用：档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。参考作用5）培训的作用：档案是一种重要的教育资源，其真实性和原始记录性，具有不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高的培训的效率和效果。档案的重要性档案是企业的重要知识资产和核心信息资源。档案工作是企业基础工作的重要组成部分。档案的重要性综上所述，企业的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。没有哪个企业没有自己的档案室和档案管理系统。档案的管理：依据：中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施细则档案管理的定义：档案收集、整理、分类、归档、编号、保存、查找、利用的全过程档案的收集范围：应该归档的文件包括三个部分：1、上级公司的文件材料2、本公司的文件材料3、下级公司的文件材料4、经营活动中形成的报表、契约合同、图片、实物等。档案保存期限长期：保管期限10年1、关于重要问题的请示与上级的批复、批示、总结、重要报告、综合统计报表等；2、机构演变、人事任命等文件材料；3、房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；4、本院形成的基建工程、装修图纸；5、集团下发的规章制度类文件档案保存期限短期：保管期限2年1、有时效的通知、业务往来文件、报表等；2、过期合同契约（法定追诉期2年）归档文件整理归档文件的整理单位——“件”以每份文件形成的自然件——“一件”文件正本与定稿正文与附件原件与复制件转发文与被转发文报表、名册、图册等一册（本）来文与复文整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值和便于保管和利用。整理方法一、装订归档文件应按件装订，装订时要求：1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复印件在后；4.转发文在前，被转发文在后；5.来文与复印文作为一级文件时，复文在前，来文在后；整理方法二、分类（三级分类法）同一全宗应保持分类方案的稳定1.按年度分类：文件的形成年度2.按保管期限分类：长期与短期3.按机构（问题）分类：文件形成或承办机构（问题）分类。整理方法三、编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置：年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。整理方法三、编号归档章设置1.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1998，不能简化为“98”2.保管期限：标注简称（长期、短期）3.件号：按时间顺序编流水号4.盒号：1/年度：2011年/行政部/长期/1—N号整理方法四、编目归档文件应依据分类方案和盒内文件件号顺序编制归档文件目录，目录应装订成册并编制封面。年度文号标题期限盒号2011院字5号关于招待费报销的规定长期12011院字10号****会议纪要短期2档案保管要求保管要求1.档案要设专人保管2.存放档案的专柜用铁皮柜。专柜排列应有秩序并在柜外作明显示意标签。有条件的单位尽量采用密集架。3.严格保密制度，借阅、查找均要登记。4.定期检定档案，作废、过期的档案原则上销毁，销毁前要造册保存。文件的分类要准确请示、批复文件归入批复年度；转发、批转文件归入本单位文件制成年度；法规文件归入批准和公布年度；使用专门年度的文件，如教学文件归入专门年度；其它文件归入成文年度。人力资源部归档范围1、人员架构、组织架构设置，人员编制，人事文件等。2、职工年度培训计划和总结、专业技术培训等文件材料及相关课件。3、年度部门工作计划和总结及报告。计划财务部归档范围1、部门行政管理形成的文件及文字材料2、会计原始凭证、记账凭证及账簿（轻轨/新交通）3、申请运营补贴相关资料（轻轨/新交通）4、自印发票票样及上级部门审批资料5、年度运营统计指标汇总表（轻轨/新交通）6、节约管理活动相关文件、图片及DVD7、各类统计报表及统计分析报告8、一卡通申请单、出库单、入库单9、AFC改造后新系统技术文档10、专题会议纪要。11、部门年度工作计划和总结12、运营总部合同协议招投标文件。营销策划部归档范围1、部门行政管理形成的文件及文字材料、相关照片、音像类资料。2、运营总部策划方案、总结、报告。3、信息采编提报。4、咨询热线月报。5、乘客满意度分析报告。6、年度部门工作计划和总结及报告。声像档案归档范围运营总部的重要的专业会议、现场会等大型会议照片（含底片）录音、录像带；永久运营总部在科研活动中形成的声像资料；永久反映运营总部各个历史时期发展情况的照片、录音、录像带；永久运营总部参加重要的社会活动的声像资料；长期运营车站站容、站貌照片、录像带，员工工服、工作场景照片、录像带；永久运营总部重大的案件、事故、特殊情况的声像资料。永久声像档案要求声像档案包括：照片、录音带、录像带、影视片等载体的档案。内容包括：时间、地点、人物、事由、背景、职务、摄影者等要素。关于录音、录像的整理：归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚并加以必要的文字说明，同时必须是原版、原件。声像档案要求录音带、录像带的整理一般按问题（内容、事由）进行分类，并将永久性、周转性分开，不同版种（原版、复制版）分开，在盒的外套上要有标签，注明：内容、主要人物、形成日期，带长（分钟）编号、型号和保管期限等，并填写目录实物档案的归档要求实物档案的归档范围：主要包括运营总部获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品，实体性科技成果、工装和设备等物品。实物档案的归档时间同文书档案。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交档案管理部门后，再办理档案借用手续。实物档案的归档要求实物档案的归档要求：各部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交档案管理部门，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人归档的实物档案要保持整洁、无破损。谢谢